Een cocktailbar op een festival draait om doorstroom: genoeg kranen voor de piekmomenten, voorraad die de hele dag meegaat, en een plek waar de bar aangeleverd, aangesloten en bemand kan worden. Deze checklist loopt de planning af, van de eerste terreintekening tot het afbreken.
Bij de eerste terreintekening
Reken de capaciteit
Bezoekers × 0,5 × (openingsuren ÷ 2) is een veilige start voor betaalde cocktails op een festival. Voor 2.000 bezoekers en acht uur is dat 4.000 cocktails, dus 58 boxen. Bij warm weer of een publiek dat voor cocktails komt reken je hoger. De uitleg staat in Hoeveel cocktails heb je nodig per gast?.
Reken de piek, niet het gemiddelde
Na de headliner, bij de eerste zon en rond etenstijd wil iedereen tegelijk iets. Eén kraan schenkt tot 360 cocktails per uur. Verwacht je in het piekuur 1.000 cocktails, dan wil je minstens drie kranen tegelijk open hebben, met iemand achter elke kraan.
Kies de bar op de piek
De Cocktail Trailerbar (acht meter, zes kranen plus een extra uitgiftebar) is gebouwd voor piekdrukte. De Cocktail Parade is een complete cocktailstraat van 80 m² inclusief bar, spoelkeuken, meubilair en bartenders. Voor een tweede, kleinere plek op het terrein: de Cocktail Truck Ford of de Pipowagen.
Leg de datum vast
Van de Trailerbar, de Truck, de Pipowagen en de Parade hebben we er één. In het festivalseizoen geldt: wie het eerst zijn datum vastlegt, heeft de bar. Doe de datumcheck zodra je datum bekend is.
Bij de productieplanning
Plek en ondergrond
Een vlakke, stevige plek met een verharde of rijplatenroute ernaartoe. Let op de hoogte bij poorten en bomen: de Trailerbar is 4 meter hoog, de Pipowagen 3,5 meter, de Truck 2,5 meter.
Stroom
Elke bar draait op een gewone 230V-aansluiting; de grote bars trekken ongeveer 3,6A. Voor de Parade stemmen we de aansluitingen vooraf met je af. Zet de bar op de stroomtekening en zorg dat de aansluiting er staat vóór hij wordt geleverd.
Water en spoelen
De Parade heeft een eigen spoelkeuken. Bij de andere bars regel je zelf een spoelpunt of werk je met wegwerp- of hardcups met statiegeld. Water is ook nodig voor het schoonmaken bij het afbreken.
Opbouw en afbouw in het draaiboek
De levering loopt via onze logistieke partner Partyrental.eu, die het afstemt met je terreinploeg. Zet in het draaiboek wanneer de bar het terrein op kan, wie hem ontvangt en waar hij precies komt te staan.
Voorraad en bevoorrading
Boxen per smaak, naar boven afgerond
Verdeel het totaal over je smaken en rond per smaak naar boven af. Op een zomerfestival gaat de Italian Spritz meestal het hardst; bestel daar ruim van. Ongeopende, schone boxen kun je tot 20% van je bestelling tegen een meerprijs retour doen, dus te veel is minder erg dan te weinig.
Koele opslag achter de bar
Een koelcontainer of een schaduwplek met koeling voor de voorraad. Houd per kraan de volgende box klaar, zodat een wissel (ongeveer een minuut) de rij niet stilzet.
IJs in bulk
Reken op een kilo ijs per vijf cocktails, bij warm weer meer. Voor 4.000 cocktails is dat ruim 800 kilo, verdeeld over de dag. IJs en garnituur regel je zelf; wij rekenen de aantallen graag met je door.
Bekers en muntjes
Glaswerk en bekers zitten niet bij de huur. Hardcups met statiegeld werken op festivals het best. Bestellen kan bij Partyrental.eu. Stem de prijs per cocktail af op je muntjes of pinsysteem.
Mensen en instructie
Crew per kraan
Eén persoon per open kraan in de piek, plus iemand die boxen wisselt en ijs bijvult. Springbay verhuurt geen personeel; je eigen crew leert het via de instructievideo’s in een paar minuten. Wil je bartenders inhuren, dan verwijzen we je naar Barrelproof Company. De Parade komt standaard mét bartenders.
Briefing vooraf
Laat de crew de instructievideo’s kijken vóór de festivaldag en loop het wisselen van een box één keer samen door. Hang het servicenummer bij de bar; bij een storing bel je direct.
Menu en zichtbaarheid
De bars hebben standaard Springbay-branding. Een duidelijk menubord met smaken en prijs maak je zelf; dat houdt de rij in beweging.
Papierwerk
Vergunning en verzekering
De drank- en evenementenvergunning en de verzekering regel je als organisatie zelf. Vermissing of schade aan de bar verhalen we op de aanvrager, dus neem de bar op in je evenementenverzekering.
Annulering en retour
Bij annulering gelden extra kosten volgens onze algemene voorwaarden. Aangebroken boxen nemen we niet retour, ongeopende schone boxen tot 20% van je bestelling tegen een meerprijs.
