Reken op gemiddeld één cocktail per gast per twee uur, en ga ervan uit dat zes op de tien gasten cocktails drinken. Voor een borrel van drie uur met 100 gasten kom je zo op ongeveer 90 cocktails, oftewel twee Bag-in-Boxen van 10 liter.
De rekenregel in één zin
Aantal gasten × 0,6 × (aantal uren ÷ 2) = het aantal cocktails. Deel dat door 70 en rond naar boven af, dan weet je hoeveel boxen je bestelt.
Die 0,6 staat voor het deel van je gasten dat cocktails drinkt. Op een gemiddeld feest is dat zes op de tien; de rest houdt het bij bier, wijn of fris. De tweede factor is het tempo: gemiddeld één cocktail per twee uur per drinkende gast. Het zijn dezelfde aannames als in de rekenmodule op onze homepage, dus wat je daar uitrekent klopt met dit stuk.
Rekenvoorbeelden per soort feest
| Soort feest | Gasten | Uren | Cocktails | Boxen |
|---|---|---|---|---|
| Borrel of receptie | 100 | 2 | 60 | 1 |
| Borrel of receptie | 200 | 3 | 180 | 3 |
| Bruiloft, avondfeest | 100 | 5 | 150 | 3 |
| Bruiloft, avondfeest | 150 | 5 | 225 | 4 |
| Bedrijfsfeest | 200 | 4 | 240 | 4 |
| Bedrijfsfeest | 500 | 4 | 600 | 9 |
| Festival, één dag | 1.000 | 8 | 2.400 | 35 |
Een box is 10 liter, goed voor ongeveer 70 cocktails. Je bestelt per hele box, dus we ronden naar boven af.
Wanneer je meer of minder moet rekenen
Het gemiddelde is een goed startpunt, maar een paar dingen duwen het omhoog of omlaag:
- Warm weer en buiten: reken eerder op 0,7 dan op 0,6. Vooral spritz en ice tea gaan dan hard.
- Alleen cocktails aan de bar (geen bier of wijn): reken met 0,9 tot 1,0. Dan drinkt bijna iedereen mee.
- Open bar zonder eigen bijdrage: iets meer. Betaalde cocktails op een festival: iets minder, meestal rond de 0,5.
- Kort en intens, zoals het uur na een ceremonie of na een toespraak: iedereen wil tegelijk iets. Het totaal verandert niet veel, maar de piek wel. Daarover hieronder meer.
- Een ouder gezelschap of een zakelijke lunch: minder, rond de 0,4.
Verdeel het over de smaken
Op een tap met drie kranen bestel je per smaak. Verdeel het totaal dus over je smaken en rond per smaak naar boven af. 150 cocktails over drie smaken is 50 per smaak, dat wordt drie boxen. Weet je dat één smaak favoriet is (op een zomers feest is dat meestal de Italian Spritz, in de winter de Espresso Martini), bestel daar dan twee boxen van en van de andere smaken één.
Bestel liever een box te veel dan te weinig: ’s avonds valt er niets bij te halen, en schone, ongeopende boxen kun je tot 20% van je bestelling tegen een meerprijs retour doen. Een aangebroken box niet.
Waarom de piek belangrijker is dan het totaal
Op de meeste feesten valt een groot deel van de cocktails in het eerste uur. Iedereen komt binnen, iedereen heeft dorst, en niemand wil in de rij. Dat is precies waar een tap het verschil maakt: een cocktail tappen duurt ongeveer tien seconden, shaken ongeveer twee minuten. Met één tap schenk je dus tot 360 cocktails per uur, met één bartender die shaket ongeveer 30. Reken je 100 cocktails in dat eerste uur, dan heb je aan één tap genoeg; met shaken zou je vier bartenders nodig hebben.
Wil je precies weten hoe die twee zich verhouden? Lees Cocktails op tap of een bartender die shaket?.
